Event Driven Organization

De afgelopen eeuwen zijn er zeer grote technologische stappen gezet... maar in de beleidswereld en qua besluitneming is de manier van werken nauwelijks veranderd. Pen en papier heeft ruimte gemaakt voor de typemachine, de typemachine voor de computer, en brieven voor e-mails. Maar een wezenlijke verandering heeft niet plaatsgevonden. 

De voornaamste reden hiervoor is dat er wel nieuwe dingen bij zijn gekomen, maar geen verouderde dingen zijn verwijderd. Dit komt grotendeels omdat we dingen onlosmakelijk hebben verbonden, met als gevolg dat het verwijderen van iets tot een kettingreactie aan gevolgen kan leiden. Het is dus cruciaal om dingen los verbonden te laten zijn in plaats van onlosmakelijk verbonden.

Event Driven Organization (EDO) biedt deze wendbaarheid. Hiermee worden mensen, middelen, kennis, en andere entiteiten via een Event Bus verbonden en dynamisch bij elkaar gebracht. Hierdoor ontstaan flexibele netwerken die netcentrisch en opgavegericht werken. Dit geeft een bepaalde mate van zelforganisatie. 

EDO is als een mobiele telefoon: net zoals je nog kan bellen met een vaste telefoon, zo ook kun je met EDO samenwerken met mensen die nog niet willen overstappen. En net zoals de mobiele telefoon een tussenstap was naar de smartphone, zal ook EDO uiteindelijk leiden tot een compleet andere manier van werken. Wanneer dit voorbij ons huidige voorstellingsvermogen gaat, dan is de transformatie compleet.

Event Bus

De Event Bus is het centrale koppelvlak binnen EDO. Elke verandering kan gezien worden als een event, deze events worden verzameld in de Event Bus, en partijen kunnen via de Event Bus abonneren op events. Deze 3 aspecten samen bieden enorm veel voordelen in de vorm van nieuwe werkwijzen. 

De term Event Bus komt uit de ICT, en is onderdeel van Event Driven Architecture. Deze ICT-architectuur zal EDO aanzienlijk versterken, maar is niet vereist. Binnen EDO kan een Event Bus bijvoorbeeld ook een geüniformeerde manier van logging zijn, zo lang de 3 aspecten van hierboven maar gevolgd worden. Event Driven in de ICT is dus iets anders dan wat we hier bedoelen.

De Event Bus binnen EDO functioneert als een single-point-of-truth, en maakt het mogelijk voor partijen om te abonneren op events zodat processen op basis van veranderingen op gang worden gezet. Dankzij deze single-point-of-truth neemt miscommunicatie af, doordat informatie niet doorgegeven wordt langs elke schakel in een keten.

Daarnaast draagt het bij aan wendbaarheid. In een keten kunnen schakels niet zo maar verwijderd worden, maar door partijen bij elkaar te brengen via de Event Bus ontstaan flexibele netwerken die kunnen ontstaan en verdwijnen: ze zijn los verbonden. Ook kunnen partijen hierdoor asynchroon werken, waardoor de wendbaarheid nog verder toeneemt.

Het grootste voordeel van deze werkwijze, is dat het de overhead doet afnemen, met name door de uitvraagkosten te verminderen. Het vinden van de juiste expert, team, werkproces, budget of andere middelen is hierdoor niet meer afhankelijk van mensen die op zoek gaan. In plaats van mensen in een doolhof te slingeren en te hopen dat zij hun weg vinden, begin je als organisatie bij het eindpunt en redeneer je terug. Dit is aanzienlijk efficiënter.

Ambi-dextere organisatie 

De stippellijn tussen de formele organisatie en de Event Bus is bedoeld om de organisatie ambi-dexter te maken (ook wel tweebenig genoemd). Deze stippellijn maakt dat de formele lijn los verbonden is met de informele netwerken, waardoor ze elkaar wel kunnen beïnvloeden en aanvullen, maar niet overheersen. Het resultaat combineert top-down met bottom-up, waardoor er middle-out kan worden gewerkt.

Het vinden van innovatiebudget, het tegenlezen van beleid, of het vinden van de juiste professionals zijn allemaal voorbeelden van functionaliteiten die ervoor zorgen dat de formele lijn en informele netwerken met elkaar verbonden zijn. Op termijn zullen zulke applicaties ook bijdragen aan een cultuurverandering, doordat het gebruik maken van de tools automatisch leidt tot samenwerken, en dit samenwerken leidt tot meer effectiviteit, waardoor meer mensen gebruik zullen maken van deze applicaties en dus meer mensen zullen samenwerken.

Digital Twin

Nadat de Event Bus en interface zijn gerealiseerd, kunnen vervolgstappen worden genomen. Als eerste in de vorm van een digitale representatie van de organisatie: een Digital Twin (DTO). Op basis van de events in de Event Bus kan een reconstructie worden gemaakt van de actuele staat (near real-time) van de gehele organisatie. 

Deze DTO biedt vervolgens weer allerlei voordelen. Allereerst wordt het nu mogelijk om de organisatie te monitoren, om zo eerder in te kunnen grijpen bij onverwachte problematiek. Ook kan de DTO worden gebruikt om de organisatie door de tijd heen te vergelijken, waardoor het gemakkelijker wordt om te evalueren (en dit zelfs deels geautomatiseerd kan).

OTAP-straat

Wanneer de DTO is gerealiseerd, kan nog een vervolgstap worden gemaakt. Er kunnen, naast de bestaande DTO die al in gebruik is genomen in de Productieomgeving, aparte omgevingen worden gemaakt van de DTO voor Ontwikkeling, Testing, en Acceptatie (OTAP-straat voor gefaseerde uitrol). Dit maakt het mogelijk om operationele besluiten eerst uit te proberen in een ontwikkelomgeving, om zo de gevolgen beter in te kunnen schatten. Ook kunnen relevante partijen zoals vakbonden of (C)OR de besluiten of het beleid testen in de testomgeving. En de eindgebruiker kan in de acceptatieomgeving zien wat de gevolgen precies zullen zijn, waardoor er uiteindelijk sprake is van een zachtere landing in de echte wereld met minder onverwachte gevolgen.

Zwermintelligentie

Nadat bovenstaande is gerealiseerd, is Event Driven Organization een feit. Echter, er is pas sprake van een transformatie als er werkwijzen ontstaan die ons huidige voorstellingsvermogen voorbij gaan. Alhoewel het onmogelijk is om goed te voorspellen hoe dit er precies uit zal zien, kunnen we een inschatting maken van de ontwikkelrichting.

Zwermintelligentie maakt het mogelijk dat grote groepen mensen bijdragen aan besluitvorming en beleidsvorming. Hierdoor kunnen we de kennis, kunde en intelligentie van grote groepen gebruiken, zonder dat de overhead (verzamelen van afzonderlijke input) hierdoor te groot wordt. Het geheel wordt beïnvloedt door iedereen, waardoor er emergent gedrag ontstaat. Emergent gedrag en de gevolgen ervan zijn onvoorspelbaar, maar kunnen wel tot beter resultaten leiden dan via individuele processen of groepsprocessen.

Alhoewel dit alles nog erg ver in de toekomst is, ligt een ontwikkeling in deze richting wel voor de hand, ook als tegenmacht voor AI.